denganjudul "Prosedur Penyimpanan Arsip Pada PT. Triteguh Manunggal Sejati Kabupaten Kampar". 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan maka dapat dirumuskan permasalahannya yaitu "Bagaimana prosedur penyimpanan arsip pada PT. Triteguh Manunggal Sejati?". 1.3 Tujuan dan Manfaat Penulisan a. Tujuan Penyortitran merupakan proses memisah-misahkan arsip sesuai dengan klasifikasi isi arsip tersebut, sehingga pada saat penyimpanan nanti semua arsip akan bertempat didalam area yang sama dalam satu jenis arsip. Penyimpanan, proses penyimpanan arsip kedalam lemari arsip sesuai dengan kategori ataupun klasifikasi informasi yang terkandung didalamnya. Terdapatnyasalinan arsip dalam bentuk elektronik. Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip. Kemudahan akses terhadap arsip elektronik. Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik. Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan. Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital. b. Beberapajenis lemari arsip yang bisa ditemukan di kantor tersebut adalah: 1. Lemari arsip besi Jenis lemari kabinet pertama yang bisa digunakan untuk menyimpan arsip dokumen di kantor adalah lemari arsip besi. Jenis ini mempunyai bahan atau material dari besi yang lebih kuat dan kokoh. . Sistem Penyimpanan Arsip Macam dan ProsedurnyaKali ini penulis akan membahasa mengenai sistem penyimpanan arsip dimulai dari prosedurnya, contoh sistemnya, serta kelebihan dan kekurangan dari masing – masing sistem penyimpanan arsip .Sebelumnya, selamat datang kembali buat para administrator muda Indonesia , Penulis selalu berharap kita dalam keadaan terbaik dan diberikan nikmat sehat untuk tidak memperpanjang basa – basi langsung saja kalian scroll kebawah ya teman – teman sekalian .Pengertian Sistem Penyimpanan ArsipArsip merupakan sebuah catatan tertulis yang memuat keterangan - keterangan mengenai suatau persoalan ataupun peristiwa yang ditulis seseorang sebagai bukti pengingatDan sistem kearsipan merupakan sebuah penyimpanan dan pengaturan arsip secara sistematis dan logis , menggunakan sistem tertentu atau kombinasi antar sistem sebagai identitas dari arsip tersebut .Dan juga sistem penyimpanan arsip merupakan sebuah alur proses penyimpanan dan pengaturan baha atau dokumen - dokumen secara sistematis dengan tujuan memudahkan penemuan kembali dokumen tersebut dengan cepat jika diperlukan kembali .Prosedur Sistem Penyimpanan ArsipSecara umum dalam membuat sistem penyimpanan arsip terdapat 6 prosedur yang harus diikuti , yaitu Identifikasi MasalahSebelum melakukan sistem penyimpanan arsip , terlebih dahulu setiap dokumen atau bahan diidentifikasi masalah kearsipan yang terdapat dalam organisasi , perusahaan atau instansi pemerintah yang dijadikan sebagai dasar dalam sistem penyimpanan kearsipanMenentukan Sistem Penyimpanan ArsipSetelah kita mengidentifikasi masalah tahap selanjutnya adalah menentukan sistem penyimpanan arsip. Dimana pada tahap ini pemelihan sistemnya ditentukan pada pilihan yang tepat dan sesuai bagi sebuah organisasi , perusahaan atau instansi pemerintah .Menganalisa SistemTindakan ini dilakukan untuk menentukan tujuan secara organisasional dalam menentukan sistem yang digunakan dengan menyesuaikan kepada tujuan yang akan dicapai oleh sebuah organisasi , perusahaan ataupun instansi pemerintahPerancangan SistemPada tahap perancangan sistem semua bagian dari sistem – sistem yang ada akan dievaluasi untuk menyesuaikan dengan kebutuhan sistem yang diinginkan . hal ini dilakukan untuk memperhatikan setiap kelemahan yang ada pada setiap sistem penyimpanan arsip dan mengambil salah satu alternatif yang efektif dan efisien .Memilih Dan MengimplementasikanPada tahap ini seseorang bertugas untuk menyesuaikan setiap arsip dalam penyimpanan nya dengan menggunakan sistem penyimpanan arsip yang baru .Penerapan Sistem Penyimpanan ArsipSetelah diadakannya uji coba terhadap sistem baru, tahap selanjutnya adalah menerapkan sstem penyimpanan arsip tersebut dalam aktivitas pengarsipan di sebuah organisasi , perusahaan atau instansi pemerintah. Dan kegiatan ini selalu di monitoring dan diawasi agar pelaksanaannya berjalan dengan efektif dan efisien .Macam – Macam Sistem Penyimpanan ArsipSecara umum terdapat 5 macam sistem penyimpanan arsip , yaitu 1. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem AbjadSistem abjad merupakan sebuah sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan nama perusahaan ataupun nama orang yang disusun berdasarakan urutan abjad juga merupakan sistem penyimpanan arsip tertua dibanding sistem lainnya, meskipun paling tua diantara lainnya sistem abjad merupakan sistem yang paling banyak digunakan disebuah organisasi atau perusahaan .Sistem ini digunakan sebagai sistem penyimpanan arsip karena Nama merupakan sesuatu yang sangat mudah untuk diingat Petugas yang bertanggung jawab lebih menginginkan dokumen disimpan dari sebuah nama yang samaSebuah bahan atau dokumen lebih sering dicari menggunakan namaJumlah yang menggunakan banyak .Keuntungan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem abjad, yaitu Dokumen dan bahan yang memiliki nama yang sama dikelompokkan menjadi 1 bagianFleksibel karena mudah di terapkanMemudahkan pekerjaan serta proses penemuan kembali arsip bisa dibilang cepatSurat masuk dan keluar disimpan dalam 1 map dan bersebelahanKerugian sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem abjad, yaitu Dalam proses pencarian arsip kita dituntut untuk mengetahui nama perusahaan / seseorang secara yang berkaitan satu dengan yang lainnya akan tetapi terdapat perbedaan pada nama pengirimnya maka arsip tersebut disimpan terpisahAdanya PengindeksanBanyak orang memiliki nama yang samaProsedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan Sistem Abjad, yaitu Memeriksa berkas / suratMerupakan kegiatan memeriksa dokumen atau surat apakah bisa di arsipkan atau tidak karena masih dalam tahap proses / komunikasi yang belum selesaiMengindeks suratMerupakan kegiatan pemisahan antara dokumen atau surat masuk dan dokumen atau surat keluar .Mengkode suratMerupakan kegiatan pemberian kode terhadap surat dengan menggunakan 2 huruf dari nama seseorang / perusahaan . kode ditulis pada posisi pojok kanan bawah apabila penyimpanan dilakukan secara vertikal dan pada posisi kanan atas jika penyimpanan dilakukan secara horizontalMenyortir suratMerupakan kegiatan mengumpulkan serta mengelompokkan arsip – arsip yang memiliki kode yang sama menjadai satu . penyortiran surat dilakukan apabila dalam waktu yang sama terdapat jumlah yang sangat banyakMenempatkan suratMenempatkan surat sesuai posisinyaProsedur Penemuan arsip apabila menggunakan Sistem Abjad, yaitu Menentukan judul suratMengetahui dengan pasti judul surat yang ingin dicari meliputi nama seseorang atau perusahaan serta nama pengirimMenentukan indeksMengetahui dasar pengindeksan sebuah arsip seperti nama orang ,organisasi , perusahaan ataupun instansi pemerintahMenentukan kode arsipMengetahui nama yang sudah diindeks dan talah dikode arsipnya .Pencarian arsipMerupakan kegiatan pencarian arsip sesuai dengan kode yang telah kita ketahui setelah melihat pengindekan dan pengkodean suratMengambil arsipJika arsip sudah ketemu dan ingin dipinjam dalam waktu yang tidak diketahui makan selipkan lembar pinjam arsip pada posisi arsip tersebutMemberikan arsipMerupakan kegiatan memberikan arsip yang dibutuhkan kepada seseorang serta lembar pinjam arsip yang bertujuan untuk mengingatkan kepada peminjam arsip untuk dapat malakukn pengembalian arsip dengan tanggal yang sudah ditetapkanProses menyimpan lembar pinjam arsip pada tickler file .2. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem SubjekSistem subjek merupakan sebuah sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan kembali sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan nama masalah / subjek dalam sebuah surat . Subjek dalam arsip dapat terlihat dari perihal surat atau juga isi dari permasalahan surat sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem subjek ,yaitu Secara umum ada bebarapa kelebihan sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem subjek , yaitu Sistem yang mudah dikembangan dengan menyesuaikan dengan kebutuhanJika subjek surat atau dokumen telah diketahui maka mudah untuk melakukan penemuan kembali .Kekurangan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem subjek, yaitu Secara umum ada bebarapa kekurangan sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem subjek , yaitu Tidak dianjurkan untuk digunakan oleh perusahaan yang memiliki berbagai jenis dan macam surat karena kurang cocok .Kesulitan dalam melakukan klasifikasi karena masalah / subjeknya hampir sama namun berbeda satu dengan yang lainnyaDaftar klasifikasi sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem subjekDaftar klasifikasi subjek merupakan sebuah daftar yang berisi pengelompokan dokumen atau surat – surat berdasarkan kepada masalah – masalah atau subjek dari surat / dokumen tersebut yang disusun secara sistematis dan berjenjang dengan diberi kode khusus sebgai kode .Prosedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem subjek , yaitu Terlebih dahulu harus memeperhatikan setiap masalah dan isi dari sebuah surat yang ingin diarsipkan , jika masalahnya / perihal surat sudah diketahui selanjutnya adalah memberikan kode yang sesuai dengan daftar kartu indeksJika sudah dokumen atau surat akan disimpan pada laci dan guide sesuai dengan yang terdaftar dan selaras dengan pengkodean yang telah diberikan pada surat / dokumen .Jika sudah maka letakkan kartu indeks sesuai dengan kode dan surat yang diarsipkanProsedur Penemuan Arsip Sistem Subjek , yaitu Seperti yang sudah disampaikan bahwa prosedur penemuan kembali arsip disesuaikan dengan kode yang telah diberikan sesuai dengan sistem yang digunakan yaitu sistem subjek Melihat daftar klasifikasi dan mencari kartu pengidekanLihatlah kode pada kartu pengindekanBerdasarkan kode yang didapa dari kartu indek maka carilah dokumen atau surat yang sesuai dengan kode yang diberikan .3. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem WilayahSistem wilayah merupakan sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan kembali sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan nama sebuah wilayan dengan pedoman kepada sebuah daerah / alamat pengirim surat atau dokumen dalam sebuah surat . Sistem ini biasanya digunakan oleh perusahaa , organisasi ataupun instansi pemerintah yang memiliki cabang / perwakilan dibeberapa daerah yang tersebar diseluruh IndonesiaKelebihan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem wilayah, yaitu Memudahkan pengambilan keputusan ketika ada penyimpangan yang dilakukanMemudahkan pencarian keterangan jika wilayah sudah diketahuiKelemahan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem wilayah ,yaitu Jika dalam surat atau dokumen tidak terdapat alamat serta nama wilayah atau daerah maka akan menyulitkan ketika di arsipkanRentan kesalahan jika pegawai arsip tidak mengetahui letak geografis wilayahPegawai mempunyai batasan pengetahuan jika disinggung mengenai batas – batas wilayah antar daerah sehingga hal ini sangat menyulitkan dalam pengarsipanDaftar klasifikasi sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem wilayahDaftar klasifikasi wilayah merupakan sebuah daftar yang berisi pengelompokan dokumen atau surat – surat berdasarkan kepada wilayah meliputi nama daerah ataupun alamat dari surat / dokumen tersebut yang disusun secara sistematis dan dengan diberi kode khusus sesuai sistem yang digunakan .Prosedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem wilayah , yaitu Terlebih dahulu harus memperhatikan setiap nama wilayah meliputi nama daerah atau alamat dari sebuah surat yang ingin diarsipkan , jika daerah / alamat surat sudah diketahui selanjutnya adalah memberikan kode yang sesuai dengan daftar kartu indeksJika sudah dokumen atau surat akan disimpan pada laci dan guide sesuai dengan yang terdaftar dan selaras dengan pengkodean yang telah diberikan pada surat / dokumen .Jika sudah maka letakkan kartu indeks sesuai dengan kode dan surat yang diarsipkanProsedur Penemuan Kembali Arsip , yaitu Melihat daftar klasifikasi dan mencari kartu pengidekan sesuai dengan dokumen / suart yang kita butuhkanLihatlah kode pada kartu pengindekan pada dokumen / sura tersebutBerdasarkan kode yang didapat dari kartu indek maka carilah dokumen atau surat yang sesuai dengan kode yang diberikan .4. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem NomorSistem Nomor merupakan sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan kembali sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan nomor yang dimulai dari yang terkecil hingga yang sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem nomor , yaitu Lebih efektif dalam penyimpananPenyimpanan dokumen / surat lebih cermat dan telitiDapat disesuaikan dengan segala macam surat / dokumenPenerapan yang sederhanaPenomoran pada map / dokumen tanpa batas dan sangat luasPenomoran pada map dapat dijadikan referensiKekurangan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem nomor , yaitu Terlalu banyak menggunakan map untuk menyimpan dokumen / surat sehingga menimbulkan kesulitanBanyaknya waktu yang dikeluarkan pada saat mengindeksDiperlukan lahan dan perabotan yang mencukupi untuk menyimpan arsip yang banyakProsedur klasifikasi sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem nomorDaftar klasifikasi sistem nomor merupakan sebuah daftar yang berisi pengelompokan dokumen atau surat – surat berdasarkan nomor yang dimulai dari yang terkecil hingga yang terbesar yang disusun secara sistematis dan dengan diberi kode khusus sesuai sistem yang digunakan .Prosedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem nomor, yaitu Terlebih dahulu harus memperhatikan setiap nomor dari surat yang ingin diarsipkan , jika nomor surat sudah diketahui selanjutnya adalah memberikan kode yang sesuai dengan daftar kartu indeksJika sudah dokumen atau surat akan disimpan pada laci dan guide sesuai dengan yang terdaftar dan selaras dengan pengkodean yang telah diberikan pada surat / dokumen .Jika sudah maka letakkan kartu indeks sesuai dengan kode dan surat yang diarsipkanProsedur penemuan kembali arsip , yaitu Melihat daftar klasifikasi dan mencari kartu pengidekan sesuai dengan dokumen / suart yang kita butuhkanLihatlah kode pada kartu pengindekan pada dokumen / sura tersebutBerdasarkan kode yang didapat dari kartu indek maka carilah dokumen atau surat yang sesuai dengan kode yang diberikan .5. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem TanggalSistem tanggal merupakan sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan kembali sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan tanggal dengan pedoman kepada tanggal yang berada didalam surat atau dokumen meliputi tahun , bulan dan tanggal hari itu yang dapat dijadikan sebuah kode sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem tanggal , yaitu Memudahkan dalam pelaksanaanSusunan dan urutan guide yang sedeharanaKlasifikasi yang cocok untuk menyeluruh dan berkelanjutanKekurangan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem tanggal , yaitu Diperuntukkan kepada organisasi ,perusahaan atau instansi pemerintah yang kecil karena hanya mampu menampung dokumen / surat yang jumlahnya relatif kecilDokumen / surat yang tidak memilki tanggal , tahun dan bulan maka tidak bisa diarsipPemisahan surat keluar dan surat masuk dalam pengarsipanProsedur daftar klasifikasi sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem tanggalDaftar klasifikasi sistem tanggal merupakan sebuah daftar yang berisi pengelompokan dokumen atau surat – surat berdasarkan tanggal yang meliputi tahun , bulan dan tanggal yang disusun secara sistematis dan dengan diberi kode khusus sesuai sistem yang digunakan .Prosedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem tanggal, yaitu Terlebih dahulu harus memperhatikan setiap tanggal , tahun dan bulan dari surat yang ingin diarsipkan , jika tanggal , tahun dan bulan dari surat sudah diketahui selanjutnya adalah memberikan kode yang sesuai dengan daftar kartu indeksJika sudah dokumen atau surat akan disimpan pada laci dan guide sesuai dengan yang terdaftar dan selaras dengan pengkodean yang telah diberikan pada surat / dokumen .Jika sudah maka letakkan kartu indeks sesuai dengan kode dan surat yang diarsipkanProsedur penemuan kembali arsip, yaitu Melihat daftar klasifikasi dan mencari kartu pengidekan sesuai dengan dokumen / suart yang kita butuhkanLihatlah kode pada kartu pengindekan pada dokumen / sura tersebutBerdasarkan kode yang didapat dari kartu indek maka carilah dokumen atau surat yang sesuai dengan kode yang diberikan .Baiklah sekian informasi dari penulis mengenai sistem penyimpanan arsip dimulai dari prosedurnya, contoh sistemnya, serta kelebihan dan kekurangan dari masing – masing sistem penyimpanan arsipMaaf atas segala kekurangan yang terdapat dalam penulisan .Semoga yang penulis tuangkan dapat bermanfaat bagi para pengajar , pelajar , mahasiswa dan masyarakat luas untuk menambah ilmunya .Bagi kalian yang ingin mendapatkan notifikasi mengenai updatenya blog ini , silahkan ikuti dan sukai halaman facebook kami yang tertera di sudut kanan atas . sekian .Enjoy . . . . . Arsip adalah setiap catatan record atau warkat yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas kartu, formulir, kertas film slide, film-strip, mikro film, komputer pita tape, piringan, rekaman, disket, kertas photocopy dan lain-lain. Sesuai dengan perkembangan kemajuan peralatan data dan informasi yang sudah sampai kepada era komputerisasi, maka arsip masa kini dapat terekam pada kartas, kertas film celluloid, dan media komputer disket, pita magnetik dan sebagainya. Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, pengertian arsip adalah Depkes, 1971 43 Naskah-naskah yang di buat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima olah Badan-badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Jenis-jenis Arsip Ditinjau dari sudut hukum dan perundang-undangan, terdapat dua jenis arsip, yaitu Depkes, 197143 Arsip otentik. Arsip otentik adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta bukan fotokopi atau film sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan, arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah. Arsip tidak otentik. Arsip tidak otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm, keluaran output atau print-out komputer, dan media komputer seperti disket dan sebagainya. Sistem Penyimpanan Arsip Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah penyimpanan berdasarkan kata-tangkap caption dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya ada dua jenis urutan, yaitu urutan abjad dan urutan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah sistem mana sering disebut sistem abjad, sistem geografis, dan sistem subjek. Sedangkan yang berdasarkan urutan angka adalah sistem numerik, sistem kronologis dan sistem subjek numerik. Pada umumnya sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar adalah sistem abjad, sistem numerik sistem geografis dan sistem subjek Amsyah, 2008 71. Prosedur Penyimpanan Arsip Prosedur penyimpanan adalah langka-langka pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Ada dua macam penyimpanan yaitu penyimpanan warkat yang belum selesai proses File pending dan penyimpanan warkat yang sudah di proses FileTetap. a. Penyimpanan sementara File pending File pending atau file tindak lanjut follow-up file adalah file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai diproses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan-bulan yang sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya, dan 31 map bulan berikutnya lagi. Pergantian bulan ditunjukkan dengan pergantian penunjuk guide bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang dipending sampai waktu tertentu misalnya dapat dimasukkan dalam map di bawah bulan dan tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai diproses barulah warkat yang dipending itu disimpan pada file penyimpanan. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari lemari arsip filing cabinet yang dipergunakan. b. Penyimpanan Tetap File Permanen Umumnya kantor-kantor kurang memperhatikan prosedur atau langkah-langkah penyimpanan warkat. Memang pengalaman menunjukan bahwa banyak dokumen atau warkat yang hilang pada prosedur permulaan, sedang kalau sudah sampai ke penyimpanan, kecepatan penemuan dokumen memegang peranan. Dan kecepatan ini banyak tergantung kepada sistem yang dipergunakan, peralatan dan petugas filing. Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan arsip dapat dijelaskan sebagai berikut Amsyah, 20085 1. Pemeriksaan Arsip Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-arsip tersebut sudah siap untuk disimpan maka surat tersebut harus dimintakan dahulu kejelasannya kepada yang berhak dan kalau terjadi bahwa surat yang belum ditandai sudah disimpan, maka pada kasus ini dapat disebut bahwa arsip tersebut dinyatakan hilang. 2. Mengindeks Arsip Mengindeks adalah pekerjaan yang menentukan pada nama atau subjek apa, atau kata tangkap lainnya surat akan disimpan, pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim yaitu nama badan pada kepala surat untuk jenis surat masuk dan nama individu untuk jenis surat keluar dengan demikian surat masuk dan surat keluar akan tersimpan pada satu map dengan kata tangkap yang sama. 3. Memberi tanda Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna yang mencolok pada kata lengkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks, dengan adanya tanda ini maka surat akan disortir dan disimpan, di samping itu bila suatu saat nanti surat ini dipinjam atau keluar file, petugas akan mudah menyimpan akan kembali surat tersebut berdasarkan tanda kode penyimpanan yang sudah ada. 4. Menyortir Arsip Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan kelangkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk jumlah volume warkat yang banyak, sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan pengelompokkan sistem penyimpanan yang dipergunakan. Tanpa pengelompokan petugas niscaya akan selalu bolak-balik dari laci ke laci pada waktu penyimpanan dokumen, di samping berkali-kali membuka dan menutup laci yang sangat menyita energi dan tidak sistematis apalagi dikerjakan dengan berdiri yang sangat melelahkan. Untuk sistem abjad, pengelompokan di dalam sortir dilakukan menurut abjad, untuk sistem numerik dikelompokan menurut kelompok angka, untuk sistem geografis dikelompokkan menurut nama tempat, dan untuk sistem subjek surat-surat dikelompokan menurut kelompok subjek atau masalah. 5. Menyimpan Arsip Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen atau arsip sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan, sistem penyimpanan akan menjadi efektif dan efisien bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai dan sesuai ke empat sistem tersebut di atas akan sangat sesuai bilamana mempergunakan lemari arsip, sedangkan bila menggunakan order map surat tersebut harus dilubangi terlebih dahulu dengan mempergunakan perforator, dan jika akan menyimpan atau mengambil surat tersebut diikuti melalui lubang-lubang perforatornya. Untuk memudahkan penemuan kembali surat masuk yang diterima dan surat balasan dalam bentuk arsip dan surat keluar maka menggunakan penyimpanan modern, surat masuk dan surat keluar dari dan untuk satu koresponen disimpan jadi satu dalam map yang sama dan letaknya berdampingan Amsyah, 2003 63. Daftar Pustaka Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan Modern. Jakarta Gramedia. Amsyah, Z. 2008. Manajemen Kearsipan. Jakarta Gramedia. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 1971. Tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan. Prosedur penyimpanan arsip dibuat untuk menyeragamkan kegiatan penyimpanan arsip agar tertata secara sistemtis guna terwujudnya penemuan kembali arsip yang tepat dan cepat. Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono 2005 34-36, prosedur penyimpanan arsip merupakan langkah-langkah pekerjaan dalam penyimpanan arsip. Adapun langkah-langkah penyimpanan arsip sebagai berikut. a. Pemeriksaan dengan cara memeriksa setiap lembar surat untuk memperoleh kepastian bahwa dokumen bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan. b. Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada kata tangkap apa surat akan disimpan. c. Memberi tanda yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan. d. Menyortir adalah mengelompokkan surat berdasarkan kata tangkap yang sudah ditentukan. e. Meletakkan surat sesuai dengan sistem penyimpanan yang digunakan. Menurut Zulkifli Amsyah 2003 64-70, langkah-langkah pekerjaan penyimpanan terdiri dari kegiatan a. Pemeriksaan yaitu memeriksa surat untuk memperoleh kepastian bahwa surat yang bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan. b. Mengindeks yaitu menentukan kata tangkap apa surat akan disimpan. c. Surat akan tersimpan pada map dengan indeks yang sama. 24 e. Memberi tanda yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan. f. Menyortir yakni mengelompokkan surat untuk persiapan penyimpanan. g. Menyimpan yaitu menempatkan arsip sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan. h. Menyimpan kartu kendali pada kotak kartu kendali sesuai kode klasifikasi. i. Menata arsip sesuai dengan sistem penyimpanan yang telah dipilih. Penyimpanan arsip memiliki langkah-langkah di antaranya pemeriksaan, pengindeksan, penataan pada map, pembuatan petunjuk silang, pemberian tanda pada kata tangkap, penyortiran, menyimpan pada peralatan penyimpanan, penataan kartu kendali pada kotak kartu kendali, dan penataan arsip dengan menggunakan sistem penyimpanan arsip yang dipilih. Langkah-langkah penyimpanan arsip dilakukan untuk mempermudah penemuan kembali arsip yang nantinya akan disimpan. Menurut Ida Nuraida 2014 115, prosedur penyimpanan arsip terdiri dari beberapa tahapan di antaranya sebagai berikut. a. Pemerikasaan yakni memastikan terlebih dahulu apakah dokumen atau warkat sudah siap untuk disimpan. b. Pemberian indeks yakni memberikan kode klasifikasi pada kartu kendali. c. Membuat cross reference yakni membuat cara pencarian arsip dengan menggunakan komputer. d. Penyimpanan yakni menempatkan arsip dalam folder sesuai dengan sistem klasifikasi yang digunakan. Menurut Dewi Anggrawati 2005 23, penyimpanan arsip diawali dengan kegiatan penerimaan bahan arsip, pengindeksan, dan penataan arsip. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut. a. Petugas penata arsip menerima bahan arsip yang terdiri dari surat beserta lampirannya, lembar disposisi, dan kartu kendali merah. b. Mencatat indeks surat pada kartu kendali dan mencatat pada kartu tunjuk silang apabila terdapat lebih dari satu pokok persoalan. c. Menata arsip pada folder yang memiliki kode dan pokok permasalahan yang sama. 25 Penyimpanan arsip memiliki inti kegiatan yakni menata arsip pada tempat penyimpanan. Penataan arsip dapat terlaksana dengan baik dan teratur apabila diawali dengan pemeriksaan terhadap arsip yang akan disimpan. Pemeriksaan dilakukan untuk mengetahui apakah arsip yang akan disimpan memang sudah siap untuk disimpan atau masih perlu dilakukan pengolahan. Arsip yang sudah siap untuk disimpan kemudian dilakukan pengecekan indeks, kode klasifikasi, isi ringkasan, dan pengolah yang tertera pada kartu kendali arsip. Arsip juga perlu digolongkan atau dipisahkan sesuai dengan sistem penyimpanan yang digunakan dan kemudian ditata pada tempat penyimpanan yang digunakan. Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 88 Tahun 2010 tentang Pedoman Tata Kearsipan Pemerintah Kota Yogyakarta, bahwa penyimpanan arsip meliputi kegiatan sebagai berikut. a. Menyimpan arsip aktif disesuaikan dengan kartu kendali warna merah. b. Melakukan penyusutan arsip aktif menjadi arsip inaktif secara periodik. c. Pemindahan arsip aktif ke tempat penyimpanan arsip inaktif. d. Arsip aktif disusun dalam folder. e. Arsip inaktif diberkas dan di masukkan dalam box menurut urutan permasalahan. f. Box arsip inaktif ditempatkan di dalam rak arsip dan dibuatkan daftar pertelaan arsip. g. Memindahkan arsip yang sudah diinaktifkan beserta kartu kendali berwarna merah. h. Memindahkan kartu kendali berwarna putih ke tempat penyimpanan kartu kendali arsip inaktif. i. Penyimpanan arsip biasa dipisahkan dari arsip penting. j. Kotak kartu kendali untuk menyimpan kartu kendali arsip inaktif disusun menurut kode dan tahun. Peraturan yang dikeluarkan oleh pemerintah merupakan pedoman yang dianggap sah dan wajib dilakukan. Langkah-langkah dalam penyimpanan arsip dalam Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 88 Tahun 2010 tentang Pedoman 26 Tata Kearsipan Pemerintah Kota Yogyakarta, memiliki inti langkah-langkah penyimpanan arsip yang terdiri dari penyatuan kartu kendali warna merah dengan arsip aktif, penyusunan arsip aktif pada folder, penyatuan kartu kendali warna merah dengan arsip inaktif, penyusunan arsip inaktif pada box arsip, peletakan box arsip inaktif pada rak arsip, pembuatan daftar pertelaan arsip inaktif, pemindahan kartu kendali warna putih ke kotak kartu kendali arsip inaktif. Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan, prosedur penyimpanan arsip adalah langkah-langkah pekerjaan dalam penyimpanan suatu arsip. Adapun langkah-langkah penyimpanan arsip sebagai berikut. a. Memeriksa kartu kendali warna merah. b. Memeriksa lembar disposisi warna kuning. c. Membaca isi surat untuk mengetahui isi pokok permasalahan. d. Mencari kode klasifikasi pada pedoman klasifikasi. e. Membubuhkan kode klasifikasi pada kartu kendali. f. Membubuhkan pokok permasalahan pada kartu kendali. g. Membuat kartu tunjuk silang bila terdapat lebih dari satu pokok permasalahan yang terdapat pada surat. h. Memberi tanda pada pokok permasalahan yang terdapat pada kartu kendali melingkari/menggaris/menitik/lainnya. i. Mengelompokkan surat sesuai dengan kode klasifikasi atau pokok permasalahannya. j. Mengelompokkan surat untuk dipisahkan menjadi surat aktif dan surat inaktif. k. Menyertakan kartu kendali merah pada arsip aktif diklip/disetaples/lainnnya. l. Menyusun arsip aktif dalam map atau folder. m. Meletakkan map atau folder yang berisi arsip aktif dalam almari arsip. n. Mengelompokkan arsip inaktif sesuai dengan kode klasifikasi atau pokok permasalahannya. o. Menyertakan kartu kendali merah pada arsip inaktif diklip/disetaples/lainnnya. p. Menyusun arsip inaktif dalam box arsip. q. Meletakkan box arsip yang berisi arsip inaktif dalam rak arsip. r. Membuat daftar pertelaan arsip inaktif. s. Memindahkan kartu kendali berwarna putih ke kotak kartu kendali arsip inaktif. Tata Cara Penyimpanan Arsip Yang Baik – Pentingnya Rak Arsip Bagi Perusahaan PT Tangguh Adi Perkasa TAP Rak Arsip Rak Dokumen Lemari Dokumen Kantor - YouTube Prosedur Pengolahan Arsip Cara Menyimpan Arsip yang Baik - Pusat Data dan Dokumentasi Ilmiah - Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia 15+ Macam Macam Peralatan Kearsipan Kantor dan Gambarnya, LENGKAP! - Salamadian ARSIP DAN 5 SISTEM PENYIMPANANNYA - BASUKI RAKHMAD Tata Cara Penyimpanan Arsip Kantor - Ilmu Ekonomi ID Jenis-Jenis Peralatan Kantor – Dian’s Blog Peralatan Yang Digunakan Untuk Menyimpan Arsip - Pusat Data dan Dokumentasi Ilmiah - Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Jual Rak Penyimpanan Arsip - Kota Semarang - Semarang Furniture Tokopedia Macam Macam Jenis Alat-Alat Peralatan Kearsipan dan Fungsinya Metode Penyimpanan Arsip DiniNovitaLokasari 5 Tips Memilih Model Rak Arsip untuk Kantor Kecil Jenis-Jenis Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Kearsipan - Ilmu Ekonomi ID INDOSAN Alat pemadam api ringan Lemari Besi Lemari Arsip Filing Cabinet Box Arsip tempat Penyimpanan Arsip yang Fleksibel Dinastindo Pratama Memaknai Arsip dan Kearsipan - Diskominfo Provinsi Banten Jenis-jenis Lemari Arsip Sebagai Media Pengarsipan – Pengertian Arsip dan 5 Sistem Penyimpanan Arsip Beserta Contohnya Sistem Penyimpanan Arsip yang Efektif untuk Memaksimalkan Dokumentasi. – Expert in Fire, Safety, and Security Solutions PUSAT ARSIP RECORDS CENTER PERSYARATAN DAN PENGELOLAANNYA ARSIP INAKTIF PEMELIHARAAN ARSIP INAKTIF 1 Pemeliharaan Arsip gambar_rak_konvensional_untuk_menyimpan_arsip_inaktif - Anita’s Personal Blog Manajemen Penyimpanan Arsip Standar – ARSIP ASMI ANASTASIA ARSIP INAKTIF Penataan Arsip Inaktif di Depo Arsip – Dispusip Mengenal Arsip Statis dan Arsip Dinamis 15+ Macam Macam Peralatan Kearsipan Kantor dan Gambarnya, LENGKAP! - Salamadian Jual Lemari Arsip Berkualitas Distributor Lemari Arsip Berkualitas Raja Kantor Blog Lemari Arsip Besi Pintu Panel - Jual Kursi Meja Sekolah Besi PENGARSIPAN SECARA SISTEM ABJAD ALPHABETICAL FILING SYSTEM Peralatan Penyimpanan Arsip - Kejuruan Jenis-Jenis Peralatan Arsip - ANUGERAH DINO Mengenal Jenis-jenis Lemari Arsip Sistem Nomor Penempatan Arsip Inaktif ARSIP PDF Sistem Penyimpanan Arsip dan Tujuannya by brangkas id Medium Meja Kerja Berantakan? Pilih Lemari Arsip Sesuai Kebutuhan dengan 6 Cara Ini! PENTINGNYA KEARSIPAN BAGI ORGANISASI ATAU LEMBAGA Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Jawa Timur SISTEM MANAJEMEN ARSIP DI MTS AULIA CENDIKIA PALEMBANG MACAM-MACAM PERLATAN KEARSIPAN - PDF Download Gratis sistem-penyimpanan-arsip - Dinas Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kampar Pengelolaan Arsip SINTA IAIN - Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Berbasis Teknologi - SINTA IAIN - Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Berbasis Teknologi - Jual Rak Arsip - Semarang - Kota Semarang - Rak File Semarang Tokopedia Jual Produk Rak Gudang Rak Arsip Termurah dan Terlengkap Oktober 2021 Bukalapak 10 Lemari Arsip Minimalis Terbaru dari Merk Terbaik di Indonesia 2021 Apa Saja Sarana dan Prasarana Penyimpanan Arsip yang ideal? Digitalisasi Arsip dalam Mengelola Dokumen - Profio Teknova PENTINGNYA KEARSIPAN BAGI ORGANISASI ATAU LEMBAGA Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Jawa Timur ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Macam Macam Jenis Alat-Alat Peralatan Kearsipan dan Fungsinya SISTEM PENYIMPANAN ARSIP FILLING SISTEM - PDF Download Gratis Box Arsip tempat Penyimpanan Arsip yang Fleksibel Dinastindo Pratama ALAT PDF materi ap tata cara menyimpan arsip Jenis jenis peralatan arsip SARANA DAN PRASARANA KEARSIPAN DI PUSAT TEKNOLOGI BAHAN BAKAR NUKLIR BATAN 10 Lemari Arsip Minimalis Terbaru dari Merk Terbaik di Indonesia 2021 Jenis - Jenis Peralatan Sistem Pengarsipan – Pengertian, Jenis & Prosedur Penyimpanan Arsip - Sistem Penyimpanan Arsip yang Efektif untuk Memaksimalkan Dokumentasi. – Expert in Fire, Safety, and Security Solutions 5 Macam Sistem Penyimpanan Arsip - Ilmu Ekonomi ID Sistem Penyimpanan Arsip, 5 Metode yang Wajib Diketahui Perlengkapan Kantor Kearsipan yang Sering Digunakan Karyawan Mbiz Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal - ANUGERAH DINO Narasumber Pengelolaan Arsip Inaktif - Anita’s Personal Blog 15+ Macam Macam Peralatan Kearsipan Kantor dan Gambarnya, LENGKAP! - Salamadian Prosedur Penyimpanan Arsip, Cara Menyusun Perlengkapan dan Langkah langkah Penyimpanan Arsip Sistem Terminal Digit PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP • penataan dokumen, jasa penataan, jasa arsip, digitalisasi arsip, jasa digitalisasi arsip, jasa scan dokumen, alih media arsip, jasa alih media, jasa kearsipan, jasa scanning, penghancuran dokumen Prosedur Penyimpanan Arsip Jual Rak Arsip Besi 3 Tingkat Putih Terbaik Informa 19 Jenis-Jenis Peralatan Kantor Serta Penjelasannya Jual Beli Barang Bekas Kantor Arsip adalah - Pengertian, Fungsi, Syarat, Jenis & Prosedur KOORDINASI, DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN BERI GAMBARAN PENYIMPANAN ARSIP – Bawaslu Kabupaten Lumajang Jual Lemari Besi, Rak Arsip Besi Murah Alba, Brother, Vip - Mitrakantor Tips Memilih Lemari Arsip Kantor Sesuai Kebutuhan Harga Jual Lemari Arsip Tahan Api GTM DOC PERALATAN, TATA CARA DAN PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP saeful anwar - Keuntungan Penggunaan Lemari Arsip – MENGELOLA SISTEM KEARSIPAN - ppt download Rapikan Dokumen yang Berantakan dengan 5 Tips Ini! 10 Rekomendasi Lemari Arsip Terbaik Terbaru Tahun 2021 mybest PENTINGNYA MANAJEMEN SISTEM PENYIMPANAN ARSIP - KEPUTUSAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 11 TAHUN 2000 TENTANG STANDAR BOKS ARSIP KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK TATA CARA PENYIMPANAN ARSIP Agus JP Sekilas Kegiatan Pemeliharaan dan Perawatan Arsip di DPK Lotim – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Lombok Timur Rak Arsip Logam Lebar Layanan Konsultasi Gratis Rak Arsip - Buy Rack File,Lebar Rentang Rak,Logam Arsip Rak Product on Langkah Perjalanan PENYIMPANAN ARSIP SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DEBITUR DI PT BANK NEGARA INDONESIA PERSERO TBK. KANTOR CABANG UTAMA PADANG Jual Rak Arsip Besi Siku Custom Berkualitas di Jakarta, Bekasi, Depok UU 43 tahun 2009 tentang Kearsipan Jogloabang Blog - Sistem Penyimpanan Arsip Yang Efektif Untuk Memaksimalkan Dokumentasi. Jual Kabinet Geser 2 Kolom Terbaik Informa Bagaimana Mengelola Arsip Dengan Baik? Arsip Dinamis - Arsip Nasional Republik Indonesia Pentingnya Manajemen Arsip bagi Perusahaan Prosedur Peminjaman Arsip yang Baik dan Benar, Wajib Tahu! Pemeliharaan dan Perawatan Arsip UPT Kearsipan UNNES UPT KEARSIPAN UNNES

bagaimana prosedur menyimpan arsip pada lemari arsip